Der spanische Geschäftsführer reiste nach Portugal zu dem Treffen am Freitagabend, das bis in die frühen Stunden des Samstags dauerte. Seine Anwesenheit war bedeutend, da er erwartet wird, einen Platz im Vorstand der Fußballgesellschaft des portugiesischen Vereins als Vertreter von V Sports, der Organisation, die Aston Villa gehört, einzunehmen.
Der den Mitgliedern vorgelegte Vorschlag beinhaltete die Übertragung von weiteren 17 Prozent des Stammkapitals der SAD an V Sports, wodurch sich dessen Anteil von 29 Prozent auf 46 Prozent erhöht. Der Antrag wurde mit 717 Stimmen dafür und 468 Stimmen dagegen genehmigt. Sechs Stimmen blieben ungültig und vier wurden für ungültig erklärt.
Olabe wurde während der Versammlung zusammen mit Fernando Meira, dem aktuellen Sportdirektor von Vitória, abgebildet. Die vorgeschlagene Vorstandstruktur wird drei Vertreter, die vom Verein ernannt werden, beibehalten, während V Sports berechtigt ist, zwei Administratoren zu nominieren. Olabe wird voraussichtlich einer der beiden Vertreter sein, zusammen mit Bashir Lebada.
Die Vereinbarung umfasst einen finanziellen Gesamtbeitrag von 3,8 Millionen Euro. V Sports wird 2 Millionen Euro für die 17-prozentige Beteiligung zahlen, während weitere 1,8 Millionen Euro direkt in die SAD investiert werden. Vitória wird der Mehrheitsaktionär bleiben und 50,84 Prozent des Kapitals des Unternehmens halten.
Die Abstimmung folgte mehreren Wochen der Diskussionen zwischen der Vereinsführung und V Sports über die Zukunft ihrer Beziehung. Die überarbeitete Vereinbarung soll die ursprünglich 2023 von den Mitgliedern genehmigte 46-prozentige Beteiligung wiederherstellen, bevor der Anteil auf 29 Prozent reduziert wurde.
Die Versammlung dauerte mehr als sechs Stunden, wobei 19 Mitglieder während der Debatte sprachen, bevor die Vorschläge zur geheimen Abstimmung gebracht wurden. Ein zweiter Antrag, der den Vorstand des Vereins autorisierte, mit den vorgeschlagenen Änderungen der Satzung der SAD fortzufahren, wurde ebenfalls genehmigt.
Olabes erwartete Ernennung gibt dem Aston Villa-Geschäftsführer eine direkte Rolle in der Leitung des Fußballbetriebs von Vitória, während der Verein seine Mehrheitsbeteiligung und drei Positionen im fünfköpfigen Vorstand behält.